前回までは、自社の現状を分析する方法を紹介しました。今回からは、分析の結果発覚した問題を解決するための取り組みを紹介します。紹介していくのはあくまで問題解決のための選択肢です。「とりあえずすべてやってみる」ではなく、自社の抱える問題の原因を想像しながら、「自社の問題解決に使えそうか」「自社の問題解決に使うならどこを真似できるか」という視点で確認してみてください。
今回は、業務の再分配を解説します。
業務の再分配をする前に
現状分析の結果、「特定の従業員に業務や残業が偏っている」「1人で担当している業務がある」のような問題が発覚した場合に有効なのが、業務の再分配です。業務の再分配とは、担当者の変更や担当者を複数名にすることで、会社全体で持っている業務をバランスよく再分配することです。
誰にどの業務が偏っているのか、誰の業務に比較的余裕があるのかがわかっていなければ的確な再分配はできません。そこで重要になるのが、メールマガジン第11回（10/28掲載）で「まずやるべきこと」として紹介した、各人や部署の現状把握の結果です。
業務の再分配のタイミング
業務分析の結果、本来行うべきではない人が担当している業務があったり、比較的労働時間に余裕のある人や部署があるようであれば、最初に業務の再分配をするのも良いです。ただ、他の人も労働時間が長く再分配する先がない場合には、米子青果の事例ように、まずはペーパーレス化やITツール導入のような他の業務効率化策を実施し、その結果労働時間の削減ができた方に再分配する順序でも良いでしょう。まずは業務分析により自社の業務の偏りを把握した上で、再分配のタイミングを見極めてください。
また、業務の再分配後も、他の業務効率化の取り組みや従業員数の増減、取引先の増減などにより、会社の状況は変わっていきます。1度再分配したから終わりではなく、定期的に各人の業務量や労働時間を把握し、必要に応じて再分配を繰り返していくことが大切です。
業務の再分配がもたらすもの
業務の再分配は、労働時間の削減や業務量の平準化以外にもメリットがありますので、いくつか紹介します。
＜業務の属人化をなくせる＞
業務の属人化とは、特定の担当者しかその業務のことがわかる人がいない状態を指します。業務の属人化は、特定の従業員の長時間労働の温床になるだけでなく、業務にチェックが入らず不正の温床になる、担当者の休暇・異動・退職時の引き継ぎ漏れにより業務が止まってしまうなど、多くのリスクをはらんでいます。業務の再分配により1つの業務に対して担当者を複数人設けることで、これらのリスクも解消でき、従業員も休みを取りやすくなったりと、働きやすい職場づくりに繋がります。
＜戦略的な人材育成・採用が行える＞
業務の再分配を簡単に行えない場合もあると思います。その理由が「該当業務の技術や経験を持っている人がいない」場合、該当技術習得のための社内研修実施や、該当業務の経験者採用に繋げることができます。人材不足のときにありがちな「何となく研修を行う」「何となく人を増やす」のではない、会社の成長のための戦略的人材確保が可能になるのです。
須崎青果の事例でもあったように、業務再分配の際に「自分の仕事がなくなってしまうのでは」と不安を感じ、自身の抱えている業務をなかなか公開しない従業員も存在します。そのような従業員を巻き込む方法は、別の回にて紹介します。
※fudoloopメールマガジン（掲載日：2022年11月11日）
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