前回はペーパーレス化の進め方のポイントを紹介しました。農経新聞社の宮澤社長もメールマガジン第4回（9/9掲載）で語ってくれましたが、ペーパーレス化に限らず、今の時代、業務効率化をするには何らかのITツールや機械を入れることが不可欠です。
そこで今回は、ITツールを導入するときのポイントを解説します。
まずはITツールの情報を集める
コロナ禍での在宅勤務の広がりもあり、ここ数年で多くのITツールが乱立するようになりました。チャットツール1つとっても、何を選べばよいか迷うほどの種類です。そのため、まずは導入しようとしている分野（例：チャットツール、文書管理ツール、オンライン会議ツール等）のITツールにどういうものがあるか情報収集をして、選択肢を集めましょう。情報収集の方法は様々考えられます。1番簡単なのは、インターネット検索や既に導入している企業の事例を参考にすることです。また、働き方改革やDXをテーマにした展示会も各所で（最近ではWEBでも）開催されているため、そういった場に参加すれば類似ITツールの情報を一堂に集められます。
導入基準を決めておく
とはいえ、類似ITツールの比較をしても違いがわからないことも少なくありません。そのため、導入時には基準を決めておきましょう。例えば、須崎青果の市川社長はITツール導入に抵抗を感じる従業員がいる可能性を考慮し、「みんなが使ったことがあるものに似ているものを選ぶ」ことを大切にしていました。社内でITに詳しい人がいなければ、導入後のサポートが充実しているものを選ぶのも良いかもしれません。
忘れないでいただきたいのは、ITツール導入はそれ自体が目的ではなく、「導入により社内の問題を解決すること」が目的です。いくら使いやすいITツールでも、自社の問題を解決してくれないITツールでは意味がありません。また、ITツールを導入するだけではその費用は「経費」かもしれませんが、業務が効率化されたことでできた時間で提案や新しいアイディアを生み出し売上を上げられれば、それは「投資」に変わります。「なぜ」ITツールを入れたいのかが、ここでも重要になってくるのです。
また、導入前の無料体験サービスは必ず利用しましょう。須崎青果の市川社長も、ITツール導入の際に大切にしていたこととして「まずは自分で試してみて自社に合うかを判断すること」と話してくれました。社長自ら試すのはもちろんですが、可能であれば社員にも試してもらい意見をもらうと、より自社に合ったものを選べます。
参考動画：NJC fudoloop 活用事例動画 須崎青果 様（YouTube動画でご覧いただけます）
導入後、関係者に定着させるためには
せっかくITツールを導入したのに、結局前のやり方に戻ってしまう会社も目にします。業務の変化を嫌う方は一定数いますので、ITツールを使うことで何が改善されるのか、なぜITツールを入れたのかは、関係者にきちんと説明しましょう。須崎青果、米子青果いずれの事例でも、「現在何が問題で、ITツールを使うと何が改善されるのか」という説明は社内外に向けて非常に丁寧に行われていました。1度だけの説明ではなく、関係者全員に定着するまで根気強く繰り返し説明をすることが求められます。
また、導入直後は使い方の質問なども多く出てくると思うので、マニュアルの共有や質問窓口を決めておくと混乱しにくくなります。
今回までは、業務効率化の取り組みとして採用されることの多いものを紹介してきました。次回は、業務効率化とまでは言えないかもしれませんが、少し視点を変えることでできる、残業時間削減や休みの取りやすい職場づくりの取り組みを紹介します。
※fudoloopメールマガジン（掲載日：2022年11月25日）
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