今回からは、株式会社米子青果の働き方改革の取り組みを紹介していきます。職場風土や抱える課題が変われば、当然働き方改革の進め方も変わります。複数の事例を知ることで、働き方改革に取り組むためのヒントを増やしていってほしいと思います。
株式会社米子青果は、鳥取県の青果卸売市場です。現在、従業員は50名を超え、2021年度の取扱高は72億円にのぼります。今回は、上田剛史副社長に話をうかがいました。
働き方改革に取り組んだきっかけ
上田副社長は2019年9月に米子青果に入社しますが、入社時に「アナログ作業が多い」という印象を持ったそうです。上田副社長は、アナログ作業には「業務スピードが落ちていく」という問題点があると考えていました。言葉でも紙でも、アナログ作業は1対1のコミュニケーションになることが多いため、伝言ゲームのような要領でしか物事が伝わっていきません。「1対多のコミュニケーションがとれればもっと業務スピードは上がるのになぜ行わないのだろう」と感じていたと言います。
また、「この業界は担当制をとっていることが多く、担当者に聞かないと業務が進められない」「逆に担当者だけで業務が完結してしまうのでチェックが入らない」ことも問題に感じていました。業務をもっと公開しコミュニケーションをとることで、情報の流動性を高め第三者の知恵を得ることにも繋がり、そこから業務改善ができるのでは、とも考えていました。
上田副社長は自身も米子青果の営業担当として働いていたため、そこで感じた「やりにくい」「おかしい」が働き方改革に取り組むきっかけになったと言います。「自分が煩わしいと思っているものは他の人も煩わしいはず」と思い、1つ1つ業務改善をしていきました。
取り組んだこと(1) 1対多のコミュニケーションを作る
上田副社長がまず取り組んだのは、チャットツールの導入でした。今までも1人1つメールアカウントは持っていたのですが、営業など現場で働く従業員は一度自席に戻らないとメールを確認することができず、情報のやり取りにスピード感がありませんでした。「スマートフォンからも見られるチャットツールを入れることで、これが改善できるのではないか」という思いがあったそうです。また、メールだと一方通行のコミュニケーションになることも多いため、チャットツールの導入により、双方向でスピード感のあるコミュニケーションを目指しました。
その他にも、上田副社長は続々と業務効率化のためのシステム化や自動化を進めていきます。チャットツール導入の前後では、タイムカードを廃止し勤怠システムを導入、会計ソフトをクラウド化、請求書の自動FAX送信などに取り組んでいきました。
また、かつての米子青果では、昨日自分が誰に何をいくらで売ったかですら、紙の伝票を見ないとわからない状況だったそうです。顧客から問い合わせがあった際、同じ伝票の束を何人もの営業が確認することに煩わしさを感じ、伝票やFAXを電子化して各自のPCから確認できるような仕組みも導入しました。
取り組んだこと(2) 業務の問題点を洗い出す
上田副社長は社内の業務の問題を把握するため、従業員1人1人に「自分の業務の煩わしいところ」「その業務がどうなればよいと思うか」を書いてもらいました。従業員には「瞬間移動ができれば楽になる」というような実現不可能なものでも構わないと伝え、そこから真意を探っていき課題を掘り起こしていく作業をしていきます。その際は従業員を巻き込み議論も行いました。
※取材：2022年7月
※fudoloopメールマガジン（掲載日：2022年10月7日）
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